Optimisez la gestion budgétaire de votre studio photo interne

La gestion budgétaire de votre studio photo en interne commence par la maîtrise des coûts et l’organisation en amont de vos shootings photo. Voici quelques conseils pour l’optimiser.


Deux budgets pour vos visuels en interne

Pour maîtriser efficacement les coûts liés à votre projet d’internalisation de photographies produits, vous pouvez commencer par créer deux budgets :

  • Un budget de lancement du projet
  • Un budget des dépenses en cours.

En deux chapitres, vous maîtriserez toutes les dépenses et tous les coûts de votre projet.

Avant de démarrer:

Afin de mettre en œuvre ces bonnes règles de gestion, voici quelques astuces à mettre en place avant même le démarrage de votre projet :

  • Créer les feuilles de calcul de suivi nécessaires, qui seront mises à jour à chaque shooting,
  • Suivre le nombre de produits photographiés et les images produites chaque semaine,
  • Calculer le coût moyen par produit et par image.

Les dépenses liées au lancement du projet:

La plupart des dépenses liées au lancement du projet sont des coûts ponctuels qui ne nécessitent pas d’être inclus dans votre budget en cours. En voici une liste assez exhaustive :

  •  La gestion de projet et sa planification prennent du temps, coûtent de l’argent, et doivent donc être incluses dans le budget de démarrage.
  • Il s’agit de collecter les informations nécessaires lors de réunions avec des groupes d’utilisateurs, les ressources humaines, le personnel de l’entrepôt et de la finance,
  • La recherche d’un modèle d’équipement adapté, des options liées à cet d’équipement, des logiciels, des pièces de rechange et l’estimation budgétaire ont également un coût,
  • La formation du personnel intervenant dans votre projet de studio : photographe, assistant, chef de projet, personnel de l’entrepôt seront impliqués et formés,
  • La mise en œuvre des workflows. Il s’agit de concevoir et mettre en œuvre les flux de travail qui seront utilisés pour la collecte et la compilation des exigences en images.

Les dépenses de fonctionnement du projet:

Ce poste budgétaire comprend toutes les dépenses que vous engagez pour vos opérations de production de photos ; elles sont suivies quotidiennement ou de façon hebdomadaire.

  • Le chef de projet : la charge à temps plein ou à temps partiel – sera fonction de la taille et de la complexité de votre projet. Calculer le coût horaire de cette personne et suivre le nombre d’heures qu’il passe sur le projet permet de suivre ce poste avec précision.
  • Le photographe et l’assistant : le même principe de suivi des coûts – à l’heure ou à la journée – peut être appliqué. Là encore, il s’agit de calculer le coût horaire et de faire un suivi quotidien ou hebdomadaire.
  • Le personnel de l’entrepôt : le coût d’utilisation des ressources de l’entrepôt sera une estimation basée sur le temps qu’il leur faut pour retirer les produits de l’inventaire, les livrer à l’atelier et les retourner à l’inventaire après la séance.
    Une communication formalisée avec le chef de l’entrepôt permet d’obtenir ce résumé du temps qui a été consacré à ces activités et d’en estimer le coût moyen horaire.
  • Les coûts de livraison et d’expédition : lorsque les produits à photographier ne sont pas sur le même site que le studio photo, des frais d’expédition doivent être suivis et mesurés.
  • L’entretien du studio : ce poste doit inclure le temps et l’achat des fournitures nécessaires à l’entretien du studio photo. Par exemple le nettoyage de la salle ou encore des lentilles. Il peut également inclure des éléments majeurs tels que la maintenance du matériel ou la réparation d’une pièce en atelier. Ces coûts sont comptabilisés au fur et à mesure.
  • Le coût de l’emplacement de l’espace immobilier : la comptabilisation de ce poste peut vous être demandée.
  • Pièces de rechange : vous aurez besoin de remplacer des pièces de votre studio : cela inclut des lumières et éventuellement d’autres pièces.
  • Les logiciels : si vous avez besoin d’applications logicielles complémentaires au logiciel de votre studio (par exemple Photoshop), ces dépenses associées devront être comptabilisées.
  • L’édition d’images : vos besoins en matière d’édition – nombre d’images, modifications à apporter – sont des coûts horaires à prendre en compte.
  • Qualification des images : si les images éditées sont certifiées par un éditeur d’image ou un chef de produit, ce processus a un coût horaire qui sera inclus au projet.
  • Le formatage de l’image : une fois que les images passent la qualification, elles sont formatées selon les besoins des différents groupes d’utilisateurs. Estimer le coût par heure pour cette activité et suivre le temps et le coût hebdomadaire.

La solution pour créer vos photos de produit en interne

Evidemment, ces processus et les dépenses associées varient selon la taille de votre entreprise et les quantités à produire.
Les solutions d’accompagnement, de support, de services et de formation PackshotCreator vous permettent également de maîtriser ces meilleures pratiques.

Devenez le photographe de vos produits

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